テレビ電話による電子定款認証(2020/05/11改正省令施行後)

テレビ電話定款認証

 

2019年3月29日から、テレビ電話方式による定款認証が可能になりました。

それまでは、会社の本店所在地を管轄する公証役場に出向いて、公証人の面前で認証を受ける必要がありましたので、例えば遠方の地に会社を設立したい場合などは、わざわざ出向いたり、現地の士業に代理や復代理を依頼するなど、大変面倒でした。

 

これは大変便利になるな、と当時嬉々とした記憶がありますが、フタを開けてみると、私達士業が認証手続きを代理で行う場合は、なかなか使いづらい制度であることが判明します。

なぜなら、発起人から司法書士(行政書士)への委任状に、「電子署名」をすることが必要だったからです。
「電子署名」をするには、「電子証明書」が必要です。電子証明書というと、マイナンバーカードに組み込まれた電子証明書が一般的ですが、マイナンバーカードの発行を受けている方はまだまだ少数派ですので、カードがない時点で基本的にアウトになります。

肌感覚ですが、当事務所にご依頼いただくほとんどの方は、お持ちでないです。

これからの時代はどうかわかりませんが。

 

さて、そんな中、上記のような使いづらさを改善した法改正がされました。
「指定公証人の行う電磁的記録に関する事務に関する省令の一部を改正する省令」が令和2年5月1日に公布され令和2年5月11日に施行されています。

これにより、上記の難点が改善された、新たな方式でテレビ電話認証が可能となりました。

端的に言えば、発起人から司法書士への「実印が押された委任状」と印鑑証明書の原本を事前郵送することで、電子署名付き委任状が不要となりました。

 

ちょうど、当事務所に設立の案件がありましたので、早速試してみることにし、このたび無事完了しましたので、
その顛末と、実際に手続きをしてみた感想などを以下に記しましたので、ご興味のある方はご参考にしていただけたらと思います。

 

テレビ電話方式による定款認証

※山形公証役場での事例を元にしていますので、他の公証役場では取り扱いが異なる可能性がありますので、実際に手続きする際にはそれぞれの公証人と確認しながら進めてください。

 

事前準備

テレビ電話で公証人とやりとりするための、環境が必要です。

1 カメラ・マイク付きのパソコン

2 スマートフォン、タブレット

のいずれかが必要になり、2の場合は、「FaceHub」というアプリを事前にインストールしておく必要があります。

 

私は、初めてなので、トラブルに対応できるように、パソコン、スマホ、タブレットの3デバイスで準備しておきましたが、スマホかタブレットが一番トラブルが少ない気がします。

今回は代替デバイスが揃っていたこともあり、本番では、一番面倒なことが起こりそうな、ノートパソコンを敢えて選択しました。
実際やってみると、カメラとマイクがきちんと起動しているか心配でしたし、ヘッドセット等を使わずでしたので、先方にこちらの声が通りづらい感じもありました。

普段テレビ会議などで使用していない方は、パソコンだと、「カメラが起動しない」「マイクが拾わない」「音が聞こえない」等の、トラブルが頻発しそうです。

画面も大きく、机に立てやすい、Ipadあたりが一番無難かな、と思います。

 

定款認証の依頼

まずは、電話かメールで電子定款認証を依頼する旨を伝えますが、この時点で「テレビ電話による定款認証」をお願いしたいこともお伝えしました。

その中でも、電子署名された委任状を送信する方式と、実印が押印された委任状を郵送する方式の2パターンがありますので、一応後者であることも伝えました。

おそらく、初めてであれば、公証人から、流れ等の説明・確認があると思います。

定款内容の確認、実質的支配者申告書の送信、認証日時の予約

通常の定款認証手続きのとおり、定款内容を事前に送信して公証人に確認していただきます。

また、実質的支配者となるべき者の申告書の送信や、認証日時の予約なども、通常の手続きと同様です。

ただ、ここで注意点です。

この後、委任状を公証役場に送付し、費用を事前振込しますので、その所要日数を考慮する必要があります。

委任状の送付

発起人から、定款認証の委任状に実印を押印いただいた後、次の資料を、公証役場に送付します。

  • 実印押印済み定款認証委任状
  • 発起人の印鑑証明書
  • 返送用レターパック(定款謄本が必要な場合)

 

なお、送付・返送共に、レターパックが指定されていることは全国共通のようですが、「赤」なのか「青」なのかはわかりません。
今回は、公証役場と相談の上、いずれも「赤」で送りましたが、このあたり役場によって取り扱いが異なるかもしれません。

費用の振込

公証役場から、「費用総額」と「振込先」の連絡があります。メールの場合が多いのではないかと思います。

費用の算出には、
①定款のページ数
②電子定款の謄本部数
が必要ですが、

①については、送付した委任状が届いていれば公証役場で確認可能ですし、事前確認用で送信した内容と同じものを認証する場合は、その枚数で良いことを公証役場と確認することになると思います。

②については、必要部数を申告しておきます。

公証役場では、少なくとも認証前に入金を確認する必要がありますので、早めに振込んだ方が良いと思います。

 

電子定款の送信

これは、これまで同様です。

認証前までに、司法書士の電子署名を付して、電子定款を送信します。

私は、送信を忘れたことはないですが、忘れそうになったことはあるので、早めに送信するに限ります。

 

公証役場からアドレスが送信

公証役場から、認証用のアドレスが送信されてきます。

これを使って、当日アクセスしますが、パソコンの場合、スマホの場合、タブレットの場合で、少し使い方が違いました。

◆パソコン、タブレット(Ipad)の場合

リンクアドレスをクリックするだけで、待機状態になりました。

◆スマホの場合

①リンクアドレスをクリックすると、一旦チケット番号のサイトに飛んで、チケット番号をコピーする。
②FaceHubアプリを起動、チケット番号を貼りつけて(起動したら勝手にペーストされていました)、CALL

この手順で待機状態になります。

いずれにしても、難しい操作は不要です。

当日あたふたしない様に、待機状態になるところまでの作業は、事前に確認しておくことをお勧めします。

また、パソコンを使う場合は、カメラとマイクが起動するかどうかもチェックしておいた方が良いです。
ZOOM等で使えているならほぼ問題ないとは思いますが。

認証当日

1 予約していた日時の5分前に待機状態でスタンバイしました。
・本人確認用の運転免許証 を手元に置きます。

2 時間になると、画面上に公証人が現れます。
何故か、実際に会うよりも緊張します(笑)

3 公証役場では、映像をキャプチャして保存しますので、
・運転免許証のアップ
・運転免許証と代理人が両方写っている画
をそれぞれ撮影したようです。

スマホやタブレットを手に持ちながらだと結構大変だと思いますので、それらの場合は、置く場所を事前にセッティングしておいた方が良い気がします。

4 電子定款データの受け渡しが異なります。
公証役場に出頭した場合は、CD-ROMやUSBメモリを持参して、それに保存してもらうと思いますが、

今回の方式の場合は、申請ソフトを介して電子定款データをダウンロードすることが出来ます。
受領した後は、もちろん登記申請用のデータとして使うことが出来ますし、こちらで依頼者にお渡しする用のCD-ROMに焼くこともできます。

5 注意したいのが、認証時間忘れ。
恐らくは、直前まで別の仕事をしている場合が多いと思いますので、うっかり時間を失念してしまう可能性はかなりあると感じました。
5分前アラームは必要だと思います。

翌日レターパックが届く

認証日の翌日、定款の謄本と領収証(手数料計算書)が届きました。

これで、テレビ電話方式による電子定款認証の一連の流れは終了です。

 

まとめ

今回、初めてテレビ電話方式による認証を行ってみて、いくつかポイントがありましたので、まとめてみました。

(1)費用

・レターパック代 520円×2 = 1,040円

・振込手数料 通常であれば880円。

普通は、大体2,000円ぐらいが実費でしょうか。

 

(2)郵送の時間

これが、一番ネックになるところかなと、感じました。

レターパックは速達扱いですので、1日2日で届くとはいえ、日程がタイトな場合は、本当に届くかどうか心配になってしまいます。

ただ、返送分(定款謄本)は、登記で使うわけでもないですし、登記が終わっていない以上、急いでお客様にお渡しするものでもないので、そこは心配しなくてよいことに後で気づきました。

気を使うのは、認証前の委任状発送時ですね。少し時間に余裕が欲しいところです。

 

(3)使い道

① 一つは、もちろん遠方の本店所在地での設立です。
当たり前ですが、公証役場に出向く必要がありませんので、この方式は公証役場が遠方の場合に本領発揮します。

② 二つ目は、スマホやノートパソコンでの認証が可能ですので、事務所に居なくとも認証に対応できることです。
認証時間には、静かな所でスタンバイする必要がありますが、例えば別件で遠出していても、要件の合間に認証に対応することも出来ます。ただ、私の場合、そこまでタイトなスケジュールで仕事していないので、まあ運悪くいろいろ重なったときに使えるな、程度で考えています。
あ、ただWI-FI環境ではない場合、通信がうまくいかないことが想定されますね。これはテストしてみないと分かりません。

 

(4)最後に

私の事務所から最寄りの公証役場までは、片道約15キロ、車で約30分。

今回の方法を使っても、費用的にはそんなに負担感はなく、コロナや交通事故のリスクも低減できるので、急ぎの設立でなければ、今後も使ってみようかと思っています。今のところ。

さらに、発起人の方には、積極的にマイナンバーカードをお持ちかどうか声がけしてみようか、という気持ちにもなりました。
電子署名付き委任状が用意できるとすると、事前郵送の時間や手間も不要になるので、もっと使い勝手は良くなるはずですから。(その場合、定款謄本はどうやってもらうのかは要確認ですね)

 

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